Nos invitaron a un evento en el CIDE Soacha, (SENA), dirigido a estudiantes de diseño. El objetivo era claro: inspirarlos, ayudarlos a construir bases sólidas para cuando salgan a ejercer su carrera y motivarlos a aprovechar al máximo su etapa de formación ya que como dice»Freddy Vega, «en un mundo en constante avance, quedarse quieto es igual a retroceder.»
Uno de los integrantes del equipo iba a participar en una charla junto a uno de los presentadores del evento, hablando de consejos, experiencias y perspectivas sobre el sector. Era la primera vez que nos invitaban a un evento como este y queríamos hacerlo bien, tanto en la charla como en su grabación, que planeábamos publicar después para nuestras redes sociales. El problema fue que nos confiamos. Cometimos varios errores que, aunque en su momento generaron estrés, terminaron siendo una lección valiosa para lo que viene.
La intención también era documentar todo el proceso de principio a fin: la preparación, el día de la grabación y la edición. Queríamos generar contenido orgánico, diferente a lo que veníamos haciendo, probar nuevos formatos y aprovechar la visibilidad del evento, al que asistirían más de cien personas y así, llegar a un público más amplio a través de reels en redes sociales y el contenido horizontal que se subiría a youtube.
Planeamos, pero no lo suficiente…
Nos invitaron a un evento en el CIDE Soacha, (SENA), dirigido a estudiantes de diseño. El objetivo era claro: inspirarlos, ayudarlos a construir bases sólidas para cuando salgan a ejercer su carrera y motivarlos a aprovechar al máximo su etapa de formación ya que como dice»Freddy Vega, «en un mundo en constante avance, quedarse quieto es igual a retroceder.»
Uno de los integrantes del equipo iba a participar en una charla junto a uno de los presentadores del evento, hablando de consejos, experiencias y perspectivas sobre el sector. Era la primera vez que nos invitaban a un evento como este y queríamos hacerlo bien, tanto en la charla como en su grabación, que planeábamos publicar después para nuestras redes sociales. El problema fue que nos confiamos. Cometimos varios errores que, aunque en su momento generaron estrés, terminaron siendo una lección valiosa para lo que viene.
La intención también era documentar todo el proceso de principio a fin: la preparación, el día de la grabación y la edición. Queríamos generar contenido orgánico, diferente a lo que veníamos haciendo, probar nuevos formatos y aprovechar la visibilidad del evento, al que asistirían más de cien personas y así, llegar a un público más amplio a través de reels en redes sociales y el contenido horizontal que se subiría a youtube.
Todo se definió sobre la marcha, incluso el día del evento
No hubo planeación de semanas ni de meses. El proyecto se mencionó de vez en cuando para definir quién daría la charla, y apenas unos días antes empezamos a pensar cómo se iba a desarrollar, pensamos que al tener un formato tipo «entrevista» donde el moderador del evento daba las pautas, podíamos relajarnos un poco en cuanto al contenido. No revisamos los equipos, no hicimos un inventario, no preparamos ningún plan de contingencia.
Lo peor de todo es que, mientras el evento ya estaba transcurriendo, todavía estábamos definiendo con qué dispositivos grabar y en qué formato. Eso generó un desorden tanto en la grabación como en la ubicación de los equipos. Sabíamos que la cámara principal estaría al frente de la tarima, pero más allá de eso, nada estaba claro.
Lo que falló en la grabación
Las tomas de BTS se hicieron pensando en que servirían de apoyo para redes y para un segundo plano en el video final. Sin embargo, al revisar el material nos dimos cuenta de que muy poco se podía rescatar.
Los errores se fueron acumulando: al entrevistador nunca se le puso micrófono, así que su voz no quedó registrada en ningún momento. Teníamos un operador de cámara que desconocía el equipo que estaba manipulando, y por desconocimiento esa cámara grabó en cámara lenta y sin audio, lo que convirtió una charla de 30 minutos en un video de una hora, completamente inutilizable para edición. Otro dispositivo tenía poca batería y, por descuido, el material se borró antes de poder revisarlo. Para cerrar el ciclo, tampoco se grabó en el perfil de color correcto lo que dificultó la postproducción.
No usamos ninguna plataforma, aplicación ni método de gestión para la preproducción. No teníamos lista de chequeo ni inventario. Eso hizo que se olvidaran cosas importantes, que no lleváramos todos los recursos necesarios y que los videos de apoyo tampoco se pudieran presentar.
Lo que sí salió bien
En medio de todo, hubieron cosas que vale la pena reconocer:
- Teníamos un esquema de grabación y una idea de cómo queríamos que se viera en cámara.
- Cuando empezamos a montar los equipos, varios de los jóvenes presentes miraban con curiosidad lo que estábamos haciendo, lo que generó expectativa de forma natural antes de que todo comenzara.
- Aunque cada integrante no tenía del todo claro su rol, no fue un obstáculo para que se grabaran tomas de apoyo con su propio dispositivo, material que luego resultó útil para la edición.
A pesar de que buena parte de las ideas se armaron el día anterior o el mismo día del evento, supimos aprovechar los referentes que habíamos revisado en Pinterest, Instagram y Facebook.
Llegamos con algo en mente. Había nervios e incertidumbre, pero logramos mantener la calma, mantenernos enfocados y adaptarnos sobre la marcha.
La reunión de cierre: hablar de lo que pasó
Al llegar a la oficina, nos tomamos cerca de una hora para hacer una reunión de retroalimentación. Hablamos del día con calma de lo que no salió como esperábamos. Encontramos falencias, puntos a favor, cosas a mejorar y también cosas que estábamos haciendo bien.
Ese espacio fue importante. Hay detalles que se pasan por alto en el momento y que otra persona tiene más presentes. Trabajar entre todos en esa revisión generó un ambiente tranquilo, honesto y seguro para expresarse sin filtros. Es un ejercicio que vale la pena repetir después de cada proyecto.
Lo que nos llevamos para la próxima vez
Hacer una mejor planificación
Empezar a preparar un evento con anticipación marca la diferencia. Eso da tiempo para analizar los posibles escenarios, anticipar lo que puede salir mal y definir cómo resolverlo antes de que ocurra. Llegar improvisando, como lo hicimos, deja muy poco tiempo para reaccionar.
Que todos conozcan los equipos
Algunos integrantes del equipo no estaban familiarizados con las herramientas que teníamos disponibles. No saber cómo funciona un dispositivo puede pasarse por alto, pero en el momento de una grabación real, ese desconocimiento genera retrasos, confusión, errores técnicos y pérdida de material valioso. Tener sesiones internas donde quienes más conocen los equipos enseñen a quienes no, es una inversión que ahorra muchos dolores de cabeza.
Lista de chequeo e inventario para cada grabación
Ya sea para un cliente o para nosotros mismos, tener una lista de verificación antes de cualquier producción evita conflictos. Herramientas como ClickUp o Notion permiten hacer ese seguimiento de forma ordenada, con checks que van confirmando cada parte del proceso: equipos, props, guiones, repasos, personal, protocolos y todo lo demás. Si cualquier integrante del equipo puede consultar esa lista y saber exactamente en qué punto está el proyecto, la operación fluye mucho mejor.
Un canal claro para compartir archivos
El problema con los archivos que no llegaron a tiempo nos dejó una lección: la organización no es opcional. Es fundamental que todo el material esté listo y la misión de cada integrante del equipo. Para lograrlo, se debe definir desde el principio un canal único para enviar y recibir archivos. Puede ser una carpeta en Drive, una memoria física, correo o plataformas como WeTransfer o Filemail.
Fue nuestra primera vez dando una conferencia y, como en todo, tuvimos aciertos y errores; pero de ellos aprendimos lo necesario para que lo que viene salga incluso mejor. Sabemos que una buena planeación es clave, y apoyarse en herramientas y métodos digitales es lo que realmente marca la diferencia: están ahí para facilitarnos la vida, solo hay que saber adaptarlas. Al final, hacer una pausa para evaluar lo que ocurrió crea un antes y un después en cualquier producción. Esperamos que compartir nuestra experiencia les sea tan útil como lo fue para nosotros vivirla. ¡Hasta la próxima, fuckquitos!